Die BLUF E-Mail: Schluss mit dem Bla Bla – 4 Schritte, die deine E-Mails revolutionieren

Du brauchst ewig und drei Tage für eine einzige E-Mail?

Und je wichtiger die E-Mail ist, umso länger sitzt du dran?

Dann ist dieser Artikel für dich!

Ich zeige dir heute, wie ich mit einem einfachen System schneller und entspannter wichtige Nachrichten schreibe.

Mir ging es ständig so:

„Schon wieder 2 Stunden an einer E-Mail für einen Kunden gesessen!“

Ich gehöre zu denen, die wirklich lange an E-Mails, oder Forenbeiträgen schreiben können. Besonders dann, wenn es mit dem Business zu tun hat. 

Das kann sich gerne mehrere Stunden in die Länge ziehen.

Ich lasse mich nun mal leicht ablenken und verliere mich immer wieder in Details.

Das Schlimme daran :

Je länger ich an einem Text herum hantiere, desto unsicherer werde ich.

• „Habe ich was vergessen?“
• „Versteht der Leser, was ich will?“
• „Wird es Missverständnisse geben?“

Ok, lieber nochmal löschen und von vorne anfangen.

Es ist wirklich nervig.

Aber das hat jetzt ein Ende.

Die Lösung ist die BLUF Methode.

Was das genau bedeutet, verrate ich dir weiter unten im Text.

Diese Art zu schreiben hat mein Leben verändert.

Seitdem ich BLUF anwende, spare ich bei jeder E-Mail Zeit und Nerven. 

Aber es wird noch besser.

Die Qualität meiner Mails hat sich drastisch verbessert.

Und noch was: Du kannst diese E-Mail-Schablone auf fast jede E-Mail und sogar Calls anwenden.

Hier ein paar Szenarien, in denen das Konzept gut funktioniert:

• Nachrichten, die eine direkt Handlung oder Entscheidung vom Leser erfordern (Business).
• Technische Supportanfragen.
• Nachrichten an Banken oder Behörden.
• Mails, in denen es um reine Information geht.
• Marketing E-Mails und Newsletter.

Mit der Zeit wird sich auch dein Stil zu schreiben positiv verändern. Die Präzision deiner Formulierung nimmt zu und persönliche Nachrichten an Freunde und Familie werden klarer und leichter zu lesen sein.

Jetzt verrate ich dir, was die Abkürzung „BLUF “ bedeutet:

Die BLUF Abkürzung steht für „Bottom Line upfront“. Das heißt soviel wie „Das Wichtigste ganz vorne“.

Das US-Militär hat diesen Standard entwickelt, um Schriftstücke wie Nachrichten oder Berichte, und Gespräche maximal effizient zu strukturieren und zu erfassen. (Army Regulation 25–50 vom 10. Oktober 2020)

Leser oder Gesprächspartner sollen mit Hilfe dieses Standards schnellere und vor allem bessere Entscheidungen treffen können.

Wie kannst du von diesem Militär-Standard profitieren?

Das erfährst du in diesem Artikel.

Ich habe mir aus dem BLUF Format ein eigenes eigenes kleines Framework gebaut, das für mich extrem gut funktioniert. 

Ich wollte endlich sicher sein, dass in der Mail nur das steht, was wirklich relevant ist.

Wenn du eine BLUF Nachricht öffnest weißt du auf den ersten Blick, worum es geht.

Dabei nimmt dir die Struktur der Email einen Großteil der Arbeit ab:

Beginne beim Schreiben mit dem Wesentlichen (2). Daraus leitet sich der Betreff ab (1). 

Du nennst die Kerninfo der Nachricht bereits im Betreff. Von Anfang an herrscht also Klarheit.

Der Inhalt der  Nachricht folgt ebenfalls einem strengen Muster, das die Kommunikation erleichtert.

Dieses Muster verrate ich dir jetzt.

Alle Beispiele sind übrigens frei erfunden. 👍

#1 Die E-Mail Betreffzeile (Key Word & Betreff)

Fasse im Betreff den Kern deiner Nachricht klar und prägnant zusammen. In der Betreffzeile sind die  wichtigsten Informationen aus dem Teil 2 „Das Wesentliche“ nochmal komprimiert zusammengefasst.

Vor dem Betreff setze ich ein Stichwort, das die Absicht der E-Mail beschreibt.

Nehmen wir an du hast ein technisches Problem mit einer App, die du beruflich nutzt.

Nichts geht mehr und du schreibst dem Support damit das Problem so schnell wie möglich behoben wird.

Kontext verbessern mit Key Words

Was für das Militär gilt, gilt auch im Business. Niemand will unnötig Zeit verplempern.

Effiziente Kommunikation beginnt also beim Aufbau der Betreff Zeile.

Stichworte im Stakkato Stil gewinnen zwar keinen Lyrik Preis, dafür sorgst du für Klarheit.

Im besten Fall erkennt der Leser schnell an den Stichworten, was deine Absicht ist.

In diesem Beispiel, ob eine Aktion von dir erforderlich ist oder nicht.

Dieser Zusatz am Anfang der Betreffzeile alleine ist schon extrem Sinnvoll. Auch wenn du später mal durch deine E-Mails Übersicht scrollst. 

Beispiele für Stichworte (Key Words):
Teile dieser Liste stammen aus den Vorgaben des Militärs. Du kannst natürlich völlig frei je nach Situation neue Keywords nutzen.

• Information / Info / Zur Info
• Update
• Entscheidung erforderlich
• Anfrage
• Bitte um Feedback / Handlung erforderlich
• Erinnerung
• Genehmigung erforderlich / Zustimmung nötig
• Problem / Support benötigt

#2 Der Inhalt / Das Wesentliche  (BLUF – The Bottom Line)

Jetzt beschreibst du das Hauptanliegen.

Konzentriere dich darauf, dass die wichtigsten Informationen in diesem Teil deiner Nachricht stehen.  Was für den Inhalt gilt , gilt für jeden Absatz und jeden Satz darin.

Alle Informationen werden IMMER nach Wichtigkeit geordnet. Bringe die wichtigsten Informationen stets zuerst.

So sparst du dem Leser Zeit und Nerven.

Zusätzlich stellst du sicher, dass der Empfänger in jeder Sekunde nur relevante Informationen zu sehen bekommt.

Orientiere dich an den 5 W-Fragen

• Was? – Beschreibt die Kernbotschft oder das Problem. Es ist die wichtigste Botschaft deiner Nachricht. Und die einzige!
• Wer? – Dies ist wichtig, um klarzustellen, wer betroffen ist oder wer die Anfrage stellt. Welche Personen oder Gruppen sind betroffen?
• Wo? – Beschreibe genau, in welchem Kontext das Problem auftritt. Je genauer und direkter du hier bist, desto weniger Missverständnisse gibt es. 
• Wann? – Wie dringend erwartest du eine Antwort? Seit wann besteht das Problem? Der zeitliche Aspekt kann ein wichtiges Element deiner Nachricht sein.
• Warum? – Welche Konsequenzen hat das Problem für dich? Welchen Nutzen hat ein Kunde von deiner Dienstleistung? Sag, warum dein Anliegen wichtig für dich oder den Empfänger ist.

Der Inhalt der Bottom Line beantwortet die fünf W-Fragen:

• Was? Technischer Support benötigt wegen Problem bei der Datenübertragung.
• Wer? Es betrifft in diesem Beispiel mich und meine Arbeitsabläufe.
• Wo? Mein Arbeitsplatz
• Wann? Das Problem besteht seit gestern 13:45 Uhr.
• Warum? Das Problem verzögert Arbeitsabläufe und wird vermutlich die Produktivität nachhaltig beeinträchtigen.

Der Fokus im Hauptteil deiner BLUF E-Mail liegt auf der Kernaussage deiner Nachricht. Pro E-Mail solltest du dich auf ein einziges Thema beschränken. Zu viele Themen in einer Mitteilung sorgen fast immer für Verwirrung. 

#3 Zusätzliche Informationen / Detaillierte Beschreibung des Problems (optional)

Du hast detaillierte Informationen zu deinem Problem oder Anliegen?

Dieser Teil gehört mit etwas Abstand unter die Bottom Line.

Diesen Teil solltest du ebenfalls nach Wichtigkeit strukturieren. Sofern du diesen Abschnitt überhaupt benötigst.

Hier bieten sich Bulletpoins an. Damit kannst du deine Informationen optimal strukturieren und hältst den Inhalt kurz.

Gib dem Leser so viel nützlichen Kontext wie möglich.

Was genau sind die Vorteile oder Konsequenzen deiner Nachricht? Beschreibe detailliert Umstände, Symptome und die Auswirkungen auf dich und den Empfänger.

Auch wenn du mehr Details ausbreiten kannst, verfalle nicht ins Schwafeln.

Im Fall einer Mail an einen technischen Support kannst du schildern, was du bereits offenbar erfolglos Versucht hast um das Problem selbst zu lösen.

Hier ein Beispiel aus den Szenario: „E-Mail an den technischen Support“

#4 Nächste Schritte

Diesen Punkt macht nur dann Sinn, wenn du eine Aktion vom Empfänger erwartest.

Nehmen wir an du, wünschst dir eine Rückmeldung von einem Kunden oder Auftraggeber.

Beispiel: 

Die BLUF E-Mail meistern – Allgemeine Tipps 

Halte dich an deine Regeln

Wenn du dir ein ein eigenes BLUF-Prinzip gebaut hast oder das hier vorgestellte nutzt, bleibe konsequent.

Warum?

Damit die „Bottom Line up Front“ Formel optimal funktioniert, solltest du dein Konzept wie eine Maschine abarbeiten.

Es ist deine Landkarte, mit der du sicher und schnell deine Botschaft kommunizieren wirst. Deine Formel ist dein Franzer, der dafür sorgt, dass du nicht abgelenkt wirst.

Franzer nennt man übrigens den Beifahrer im Rally Sport. Er sagt dir, was du als nächstes tun musst.

Tue diese zwei Sachen nie gleichzeitig:

Wenn du an einer wichtigen Nachricht schreibst und gleichzeitig dein Konzept überarbeitest, kann das nach hinten los gehen.

Ich weiß, wovon ich spreche.

Ich saß an einer Mail an einen Kunden und wollte gleichzeitig die Reihenfolge der W-Fragen neu anordnen.

Für noch mehr Klarheit. Na klar.

Ich habe mich in Details verloren, geschrieben, gelöscht und Satzteile umgestellt.
Das Ergebnis war, dass ich fast drei Stunden an einer relativ kurzen Mail gesessen habe. Mein Frust war grenzenlos.

Dann habe ich mich in Ruhe nochmal mit den W-Fragen beschäftigt und habe erkannt dass alles in Ordnung war, wie es ist. 

Hier noch ein Beispiel dafür, wie wichtig es ist, ein Konzept abzuarbeiten.

Ein Daytrader muss für sich ein Trading-Setup mit positiver Gewinnerwartung entwickeln, das er dann stumpf und emotionslos abarbeitet. Änderungen und Anpassungen nimmt der Trader nur dann vor, wenn er nicht handelt.

Für einen Trader ist es lebenswichtig, das einmal entwickelte Konzept stoisch zu befolgen. Wenn der eigene Tradingplan nicht befolgt wird drohen Verluste.

Mach wie ein  Trader: Baue dir dein BLUF Setup und arbeite es stumpf ab. Änderungen kannst du vornehmen, wenn du keine E-Mail zu schreiben hast.

Fasse dich kurz

Vermeide Nachrichten oder Beiträge in Roman-Länge.  Die Aufmerksamkeit deines Lesers ist begrenzt und das solltest du immer respektieren.

Im Idealfall passt der gesamte Inhalt deiner Nachricht auf einen (Laptop)-Bildschirm. Das ist natürlich nicht immer möglich, Deshalb versuche ich diese Regel als Orientierung zu sehen.

Lasse jede Form von Smalltalk weg. Konzentriere dich nur auf den Grund deiner Kontaktaufnahme.

Vermeide passive Sprache

Passive Sprache macht jeden Text unnötig kompliziert.

Wir wollen aber Klarheit! Und das so einfach wie möglich.

Es gibt einen einfachen Trick für kürzere und glasklare Texte.

Eigentlich ist es weder ein Geheimnis noch ein Trick.

Das ganze nennt sich „aktiver Schreibstil“.

Ein aktiver Schreibstil verbraucht weniger Worte und ist die ultimative Verbesserung für jede E-Mail. Weniger Worte und besseres Verständnis ab dem ersten Satz bedeuten Zeit- und Energieersparnis für deine Leser. 

Wenn du mehr über aktive Sprache erfahren möchtest, findest du in einem Artikel bei Dr. Annika Lamer. -> Link zum Artikel

BLUF als Mindset

BLUF als Mindset

Das BLUF-Prinzip hat meine Art E-Mails zu schreiben extrem positiv beeinflusst. Diese Schablone hilft ungemein mir beim Fokussieren. Egal, welchen Content ich erstelle. Ich hoffe ich konnte dir mit diesem Artikel BLUF etwas näher bringen.

BLUF kann mehr sein als nur eine Methode zum E-Mails schreiben. Für mich ist mein Konzept ein Grundsatz für fokussierte und pragmatische Kommunikation geworden. 

Ich habe mich gezwungen klar jede Nachricht zu zu strukturieren.

Ohne unnötige Floskeln, ohne Smalltalk.

Und ohne überflüssige Informationen.

Mit der Zeit änderte sich meine Art zu schreiben, denken und kommunizieren.

Ich versuche heute unnötige Komplexität zu vermeiden und das Wesentliche aus meinen Inhalten herauszuarbeiten.

Hoffentlich hast du die eine oder andere Information mitnehmen können.

Schreib in die Kommentare, ob und wie du BLUF nutzt und was du von dem Konzept hältst.

FAQ

Quellen:

• https://en.wikipedia.org/wiki/BLUF_(communication)
• https://jsis.washington.edu/news/bottom-line-front-bluf-former-chief-strategic-planning-doctrine-policy-u-s-air-force-space-command-outlines-briefing-strategy-ssi-junior-fellows/
• https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision