Produktivität – Strategisches WordPress-Webdesign & AI first https://tobiasbrey.com Strategie, Webdesign, SEO, Wordpress-Wartung & Support Mon, 27 Apr 2026 20:58:27 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.0 https://tobiasbrey.com/wp-content/uploads/2024/04/cropped-Google-pic-32x32.png Produktivität – Strategisches WordPress-Webdesign & AI first https://tobiasbrey.com 32 32 Die BLUF E-Mail in 4 Schritten: Nutze die „Buttom Line Up Front“ – Methode für glasklare E-Mails https://tobiasbrey.com/bluf-e-mail/ https://tobiasbrey.com/bluf-e-mail/#respond Thu, 05 Sep 2024 15:41:17 +0000 https://tobiasbrey.com/?p=6106 Du brauchst ewig und drei Tage für eine einzige E-Mail?

Und je wichtiger die E-Mail ist, umso länger sitzt du dran?

Dann ist dieser Artikel für dich!

Ich zeige dir heute, wie ich mit einem einfachen System schneller und entspannter wichtige Nachrichten schreibe.

Inhaltsverzeichnis

Mir ging es ständig so:

„Schon wieder 2 Stunden an einer E-Mail für einen Kunden gesessen!“

Ich gehöre zu denen, die wirklich lange an E-Mails, oder Forenbeiträgen schreiben können. Besonders dann, wenn es mit dem Business zu tun hat. 

Das kann sich gerne mehrere Stunden in die Länge ziehen.

Ich lasse mich nun mal leicht ablenken und verliere mich immer wieder in Details.

Das Schlimme daran :

Je länger ich an einem Text herum hantiere, desto unsicherer werde ich.

  • „Habe ich was vergessen?“
  • „Versteht der Leser, was ich will?“
  • „Wird es Missverständnisse geben?“

Ok, lieber nochmal löschen und von vorne anfangen.

Es ist wirklich nervig.

Aber das hat jetzt ein Ende.

Die Lösung ist die BLUF Methode.

Was das genau bedeutet, verrate ich dir weiter unten im Text.

Diese Art zu schreiben hat mein Leben verändert.

Seitdem ich die Buttom Line Up Front Methode anwende, spare ich bei jeder E-Mail Zeit und Nerven. 

Aber es wird noch besser.

Die Qualität meiner Mails hat sich drastisch verbessert.

Und noch was: Du kannst diese E-Mail-Schablone auf fast jede E-Mail und sogar Calls anwenden.

Hier ein paar Szenarien, in denen das Konzept gut funktioniert:

  • Nachrichten, die eine direkt Handlung oder Entscheidung vom Leser erfordern (Business).
  • Technische Supportanfragen.
  • Nachrichten an Banken oder Behörden.
  • Mails, in denen es um reine Information geht.
  • Marketing E-Mails und Newsletter.

Mit der Zeit wird sich auch dein Stil zu schreiben positiv verändern. Die Präzision deiner Formulierung nimmt zu und persönliche Nachrichten an Freunde und Familie werden klarer und leichter zu lesen sein.

Jetzt verrate ich dir, was die Abkürzung „BLUF “ bedeutet:

Die Abkürzung „BLUF“ steht für „Bottom Line up front“. Das heißt soviel wie „Das Wichtigste ganz vorne“.

Das US-Militär hat diesen Standard entwickelt, um Schriftstücke wie Nachrichten oder Berichte, und Gespräche maximal effizient zu strukturieren und zu erfassen. (Army Regulation 25–50 vom 10. Oktober 2020)

Leser oder Gesprächspartner sollen mit Hilfe dieses Standards schnellere und vor allem bessere Entscheidungen treffen können.

Wie kannst du von diesem Militär-Standard profitieren?

Das erfährst du in diesem Artikel.

Ich habe mir aus dem BLUF Format ein eigenes eigenes kleines Framework gebaut, das für mich extrem gut funktioniert. 

Eine „Bottom Line Up Front“ – E-Mail besteht im Kern aus 4 Teilen:

  1. Key Word + Betreffzeile
  2. Inhalt / Das Wesentliche (Bottom Line)
  3. Detaillierte Beschreibung des Problems oder Anliegens (optional)
  4. Nächste Schritte (optional)

Ich wollte endlich sicher sein, dass in der Mail nur das steht, was wirklich relevant ist.

Wenn du eine BLUF Nachricht öffnest weißt du auf den ersten Blick, worum es geht.

Dabei nimmt dir die Struktur der Email einen Großteil der Arbeit ab:

Beginne beim Schreiben mit dem Wesentlichen (2). Daraus leitet sich der Betreff ab (1). 

Du nennst die Kerninfo der Nachricht bereits im Betreff. Von Anfang an herrscht also Klarheit.

Der Inhalt der  Nachricht folgt ebenfalls einem strengen Muster, das die Kommunikation erleichtert.

Dieses Muster verrate ich dir jetzt.

Alle Beispiele sind übrigens frei erfunden. 👍

#1 Die E-Mail Betreffzeile (Key Word & Betreff)

Fasse im Betreff den Kern deiner Nachricht klar und prägnant zusammen. In der Betreffzeile sind die  wichtigsten Informationen aus dem Teil 2 „Das Wesentliche“ nochmal komprimiert zusammengefasst.

Vor dem Betreff setze ich ein Stichwort, das die Absicht der E-Mail beschreibt.

Die Betreffzeile einer BLUF E-Mail
Aktion erforderlich – Genehmigung des neuen Designs bis zum 10. August

Nehmen wir an du hast ein technisches Problem mit einer App, die du beruflich nutzt.

Nichts geht mehr und du schreibst dem Support damit das Problem so schnell wie möglich behoben wird.

Beispiel:

✔ „Support benötigt – Fehler bei der Datenübertragung“

oder du brauchst eine Entscheidung deines Auftraggebers.

✔ „Aktion erforderlich – diewebsite.de: Genehmigung des neuen Designs bis zum 10. August“.

Kontext verbessern mit Key Words

Was für das Militär gilt, gilt auch im Business. Niemand will unnötig Zeit verplempern.

Effiziente Kommunikation beginnt also beim Aufbau der Betreff Zeile.

Stichworte im Stakkato Stil gewinnen zwar keinen Lyrik Preis, dafür sorgst du für Klarheit.

Kurzer Betreff, aber nicht Klar:
👎 „Internetseite Änderungen“

Besser:
👍 „Info – Änderungen auf musterseite.de“

oder

👍 „Abnahme erforderlich – Änderungen auf musterseite.de bis zum 24.03.2024“

Im besten Fall erkennt der Leser schnell an den Stichworten, was deine Absicht ist.

In diesem Beispiel, ob eine Aktion von dir erforderlich ist oder nicht.

Dieser Zusatz am Anfang der Betreffzeile alleine ist schon extrem Sinnvoll. Auch wenn du später mal durch deine E-Mails Übersicht scrollst. 


Beispiele für Stichworte (Key Words):
Teile dieser Liste stammen aus den Vorgaben des Militärs. Du kannst natürlich völlig frei je nach Situation neue Keywords nutzen.

  • Information / Info / Zur Info
  • Update
  • Entscheidung erforderlich
  • Anfrage
  • Bitte um Feedback / Handlung erforderlich
  • Erinnerung
  • Genehmigung erforderlich / Zustimmung nötig
  • Problem / Support benötigt

#2 Der Inhalt / Das Wesentliche  (BLUF – The Bottom Line)

Jetzt beschreibst du das Hauptanliegen.

Konzentriere dich darauf, dass die wichtigsten Informationen in diesem Teil deiner Nachricht stehen.  Was für den Inhalt gilt , gilt für jeden Absatz und jeden Satz darin.

Alle Informationen werden IMMER nach Wichtigkeit geordnet. Bringe die wichtigsten Informationen zuerst.

So sparst du dem Leser Zeit und Nerven.

Die Bottom Line ist der erste Teil einer BLUF E-Mail

Zusätzlich stellst du sicher, dass der Empfänger in jeder Sekunde nur relevante Informationen zu sehen bekommt.

Orientiere dich an den 5 W-Fragen

  • Was? – Beschreibt die Kernbotschft oder das Problem. Es ist die wichtigste Botschaft deiner Nachricht. Und die einzige!
  • Wer? – Dies ist wichtig, um klarzustellen, wer betroffen ist oder wer die Anfrage stellt. Welche Personen oder Gruppen sind betroffen?
  • Wo? – Beschreibe genau, in welchem Kontext das Problem auftritt. Je genauer und direkter du hier bist, desto weniger Missverständnisse gibt es. 
  • Wann? – Wie dringend erwartest du eine Antwort? Seit wann besteht das Problem? Der zeitliche Aspekt kann ein wichtiges Element deiner Nachricht sein.
  • Warum? – Welche Konsequenzen hat das Problem für dich? Welchen Nutzen hat ein Kunde von deiner Dienstleistung? Sag, warum dein Anliegen wichtig für dich oder den Empfänger ist.

👎 Negativ Beispiel:

„Hallo Support, ich benutze eure App jetzt schon sein 3 Jahren und war immer total zufrieden. So zufrieden, dass ich die App meinen Kollegen empfohlen habe. Mit der App regel ich meine komplette Datensicherung. Bis gestern… ;-(. Da hatte ich plötzlich ein Problem, das ich mir nicht erklären kann. Vielleicht hattet ihr aber in letzter Zeit schon ähnliche Anfragen.

Also hier meine Frage:

Irgendwie funktioniert nix mehr… könnt ihr mir helfen?“

👍 Besser:

„Ich benötige dringend euren technischen Support. Seit gestern ca. 13:45 Uhr kommt es zu Fehlern bei der Datenübertragung zwischen eurer App und unserem System. Ich kann dadurch keine Daten mehr von meinem Arbeitsplatz in der Cloud speichern. Wir müssen alles manuell lokal sichern. Das verzögert seitdem unsere Arbeitsabläufe erheblich unsere Arbeitsabläufe. Besteht das Problem weiter, wird das unserer Produktivität massiv beeinträchtigen.“

Der Inhalt der Bottom Line beantwortet die fünf W-Fragen:

  • Was? Technischer Support benötigt wegen Problem bei der Datenübertragung.
  • Wer? Es betrifft in diesem Beispiel mich und meine Arbeitsabläufe.
  • Wo? Mein Arbeitsplatz
  • Wann? Das Problem besteht seit gestern 13:45 Uhr.
  • Warum? Das Problem verzögert Arbeitsabläufe und wird vermutlich die Produktivität nachhaltig beeinträchtigen.

Der Fokus im Hauptteil deiner BLUF E-Mail liegt auf der Kernaussage deiner Nachricht. Pro E-Mail solltest du dich auf ein einziges Thema beschränken. Zu viele Themen in einer Mitteilung sorgen fast immer für Verwirrung. 

#3 Zusätzliche Informationen / Detaillierte Beschreibung des Problems (optional)

Du hast detaillierte Informationen zu deinem Problem oder Anliegen?

Dieser Teil gehört mit etwas Abstand unter die Bottom Line.

Diesen Teil solltest du ebenfalls nach Wichtigkeit strukturieren. Sofern du diesen Abschnitt überhaupt benötigst.

Die detaillierte Beschreibung ist der zweite Teil einer BLUF E-Mail (optional)

Hier bieten sich Bulletpoins an. Damit kannst du deine Informationen optimal strukturieren und hältst den Inhalt kurz.

Gib dem Leser so viel nützlichen Kontext wie möglich.

Was genau sind die Vorteile oder Konsequenzen deiner Nachricht? Beschreibe detailliert Umstände, Symptome und die Auswirkungen auf dich und den Empfänger.

Auch wenn du mehr Details ausbreiten kannst, verfalle nicht ins Schwafeln.

Im Fall einer Mail an einen technischen Support kannst du schildern, was du bereits offenbar erfolglos Versucht hast um das Problem selbst zu lösen.

Hier ein Beispiel aus den Szenario: „E-Mail an den technischen Support“

Fehlerbeschreibung

  • Der Fehler tritt immer dann auf, wenn ich Daten von meinem internen System in ihre Cloud übertragen will.
  • Wenn der Upload startet, kommt die Fehlermeldung: „Datenübertragung fehlgeschlagen – ungültiges Format“.
  • Der Fehler erscheint bei der Übertragung von neuen Daten und beim Versuch, bereits gespeicherte Daten zu aktualisieren.

Bisherige Schritte zur Fehlerbehebung

  • Internetverbindung getestet: Unsere DSL-Leitung ist stabil und funktioniert einwandfrei. Andere Online-Dienste kann ich problemlos nutzen.
  • Updates: Die App ist auf dem neuesten Stand (Version 2.5.1.)
  • Datenformat: Die Daten liegen im richtigen Format vor (CSV, wie in der Dokumentation angegeben).

Anhang
Screenshots der Fehlermeldung befinden sich im Anhang der Mail.

Falls Sie weiter Informationen benötigen, melden Sie sich gerne. Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

#4 „Nächste Schritte“

Diesen Punkt macht nur dann Sinn, wenn du eine Aktion vom Empfänger erwartest.

Nehmen wir an du, wünschst dir eine Rückmeldung von einem Kunden oder Auftraggeber.

Beispiel: 

Nächste Schritte

Bitte gib mir bis nächste Woche Dienstag eine Rückmeldung zu den Icons im Layout.

Der Call to Action ist der dritte Teil einer BLUF E-Mail (optional)

Die Buttom Line Up Front E-Mail meistern – Allgemeine Tipps 

Halte dich an deine Regeln

Wenn du dir ein ein eigenes BLUF-Prinzip gebaut hast oder das hier vorgestellte nutzt, bleibe konsequent.

Warum?

Damit die „Bottom Line up Front“ Formel optimal funktioniert, solltest du dein Konzept wie eine Maschine abarbeiten.

Es ist deine Landkarte, mit der du sicher und schnell deine Botschaft kommunizieren wirst. Deine Formel ist dein Franzer, der dafür sorgt, dass du nicht abgelenkt wirst.

Franzer nennt man übrigens den Beifahrer im Rally Sport. Er sagt dir, was du als nächstes tun musst.

Tue diese zwei Sachen nie gleichzeitig:

Wenn du an einer wichtigen Nachricht schreibst und gleichzeitig dein Konzept überarbeitest, kann das nach hinten los gehen.

Ich weiß, wovon ich spreche.

Ich saß an einer Mail an einen Kunden und wollte gleichzeitig die Reihenfolge der W-Fragen neu anordnen.

Für noch mehr Klarheit. Na klar.

Ich habe mich in Details verloren, geschrieben, gelöscht und Satzteile umgestellt.
Das Ergebnis war, dass ich fast drei Stunden an einer relativ kurzen Mail gesessen habe. Mein Frust war grenzenlos.

Dann habe ich mich in Ruhe nochmal mit den W-Fragen beschäftigt und habe erkannt dass alles in Ordnung war, wie es ist. 

Hier noch ein Beispiel dafür, wie wichtig es ist, ein Konzept abzuarbeiten.

Ein Daytrader muss für sich ein Trading-Setup mit positiver Gewinnerwartung entwickeln, das er dann stumpf und emotionslos abarbeitet. Änderungen und Anpassungen nimmt der Trader nur dann vor, wenn er nicht handelt.

Für einen Trader ist es lebenswichtig, das einmal entwickelte Konzept stoisch zu befolgen. Wenn der eigene Tradingplan nicht befolgt wird drohen Verluste.

Mach wie ein  Trader: Baue dir dein Buttom Line Up Front – Setup und arbeite es stumpf ab. Änderungen kannst du vornehmen, wenn du keine E-Mail zu schreiben hast.

Fasse dich kurz

Vermeide Nachrichten oder Beiträge in Roman-Länge.  Die Aufmerksamkeit deines Lesers ist begrenzt und das solltest du immer respektieren.

Im Idealfall passt der gesamte Inhalt deiner Nachricht auf einen (Laptop)-Bildschirm. Das ist natürlich nicht immer möglich, Deshalb versuche ich diese Regel als Orientierung zu sehen.

Lasse jede Form von Smalltalk weg. Konzentriere dich nur auf den Grund deiner Kontaktaufnahme.

Vermeide passive Sprache

Passive Sprache macht jeden Text unnötig kompliziert.

Wir wollen aber Klarheit! Und das so einfach wie möglich.

Es gibt einen einfachen Trick für kürzere und glasklare Texte.

Eigentlich ist es weder ein Geheimnis noch ein Trick.

Das ganze nennt sich „aktiver Schreibstil“.

Ein aktiver Schreibstil verbraucht weniger Worte und ist die ultimative Verbesserung für jede E-Mail. Weniger Worte und besseres Verständnis ab dem ersten Satz bedeuten Zeit- und Energieersparnis für deine Leser. 

Wenn du mehr über aktive Sprache erfahren möchtest, findest du in einem Artikel bei Dr. Annika Lamer. -> Link zum Artikel

BLUF als Mindset

BLUF als Mindset

Das BLUF-Prinzip hat meine Art E-Mails zu schreiben extrem positiv beeinflusst. Diese Schablone hilft ungemein mir beim Fokussieren. Egal, welchen Content ich erstelle. Ich hoffe ich konnte dir mit diesem Artikel BLUF etwas näher bringen.

„Buttom Line Up Front“ kann mehr sein als nur eine Methode zum E-Mails schreiben. Für mich ist mein Konzept ein Grundsatz für fokussierte und pragmatische Kommunikation geworden. 

Ich habe mich gezwungen klar jede Nachricht zu zu strukturieren.

Ohne unnötige Floskeln, ohne Smalltalk.

Und ohne überflüssige Informationen.

Mit der Zeit änderte sich meine Art zu schreiben, denken und kommunizieren.

Ich versuche heute unnötige Komplexität zu vermeiden und das Wesentliche aus meinen Inhalten herauszuarbeiten.

Hoffentlich hast du die eine oder andere Information mitnehmen können.

Schreib in die Kommentare, ob und wie du BLUF nutzt und was du von dem Konzept hältst.

FAQ

BLUF ist die Abkürzung für „Buttom Line up Front“. Auf Deutsch übersetzt heißt das soviel wie „Das Wesentliche ganz vorne“.

Nein. Das Modell ist auf alle Bereiche der Kommunikation anwendbar. LinkedIn Beiträge, Posts in Foren oder auf Facebook, Zoomcalls, Telefonate, Mitarbeitergespräche, SEO Texte etc.

Wenn du Schwierigkeiten hast deine Kernaussage zu formulieren, den Grund deiner Nachricht überdenken. Überlege, was der Empfänger wissen muss oder tun soll?

Auch bei langen und / oder komplexen Nachrichten gilt: Bringe gleich zu Beginn deine Hauptaussage. Danach gibst du eine kurze Übersicht der weiteren Punkt. Im Teil “ Zusätzliche Informationen “ bringst du dann mehr Details. Behalte aber die wichtigsten Informationen im Hauptteil.

Du sparst mit diesem System deine Zeit und die deiner Leser. Du reduzierst Missverständnisse und sorgst dafür, dass schneller Entscheidungen getroffen werden können. Einzelunternehmer übernehmen oft mehrere Rollen. Deshalb ist eine glasklare Kommunikation wichtig.

Es ist einfach. Du kannst sofort loslegen. Am Anfang vielleicht etwas ungewohnt, aber das gehört dazu. Mit der Zeit wird das BLUF-Prinzip zu einer festen Gewohnheit. 

Mit dem „Bottom Line Up front“ Standard bringst du Struktur um Klarheit in deine Kommunikation.

Das bedeutet nicht dass eine fokussierte Struktur unhöflich ist.

im Gegenteil.

Die Empfänger deiner Mails werden dir vielleicht sogar dankbar sein, weil du auch ihre Zeit sparst.

Bleibe deinem Schreibstil treu und nutze aktive Sprache. 

Behalte einen professionellen und freundlichen Ton auch wenn du direkt Probleme ansprichst. Beispiele: „Kannst du bitte“ oder „Ich würde mich freuen, wenn“.

Quellen:

]]> https://tobiasbrey.com/bluf-e-mail/feed/ 0